О первичном документе и его роли на предприятии

Ваше Величество, Первичный Документ…

Неотъемлемым условием процесса ведения бухгалтерского учета является оформление каждой хозяйственной операции соответствующим документом. Как правило, на предприятии за отчетный период совершается множество хозяйственных операций и оформляется большое количество различных по своему содержанию и форме первичных документов. Правильно организованная система работы с первичными документами является гарантией нормальной работы предприятия, защитой от злоупотреблений со стороны третьих лиц и наложения штрафов контролирующими органами. Поэтому первичный документ — это не просто лист бумаги с текстом, подписями и печатями, а важная составляющая процесса учета на предприятии.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV[1] основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы. В ст.1 Закона № 996 указано, что первичным является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. В гражданско-правовых отношениях первичный документ в некоторых случаях (например, чек РРО) выступает так же в роли письменной формы совершения сделки. Первичные документы составляются на бумажных или машинных носителях (в т.ч. в электронной форме) во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Уже затем, информация, которая содержится в принятых к учету первичных документах, систематизирует на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета.

По требованию п.2 ст.9 Закона № 996 первичные документы должны иметь такие обязательные реквизиты:

  1. ·        название документа (формы), дату и место составления;
  2. ·        название предприятия, от имени которого составлен документ;
  3. ·        содержание и объем хозяйственной операции;
  4. ·        единицу измерения хозяйственной операции;
  5. ·        должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  6. ·        личная подпись (в т.ч. электронная[2]) или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Пункт 1.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом МФУ от 24.05.1995 г. № 88[3] указывает на то, что первичные документы должны составляться на украинском языке. Помимо украинского языка в первичных документах, согласно п. 1.3 Положения №88 в порядке, определенном ст. 11 Закона Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.1989 г. № 8312-XI, может применяться и другой язык, например, русский. Первичные документы, составленные на иностранном языке (например, при импорте товара, командировке за границу), должны иметь упорядоченный аутентичный перевод. Первичные документы, созданные в электронном виде, создаются и применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Бухгалтеру так же следует помнить, что порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформления которых ведется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативными актами.

Составлять первичный документ необходимо крайне внимательно, тщательно указывая его реквизиты. Ведь первичные документы являются основанием не только для бухгалтерского, но и для более «придирчивого» налогового учета. К примеру, в «дореформенном» периоде согласно ст. 5.1 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 22.05.97 г. № 283/97-ВР к валовым расходам относятся затраты понесенные предприятием при приобретении товаров и услуг для их дальнейшего использования в хозяйственной деятельности. А со 2 квартала 2011г. Налоговым Кодексом (Далее — НК) для налога на прибыль предусмотрен учет расходов операционной деятельности, в том числе расходов на рекламу и исследование рынка (пункт г ст.138.10.3 НК). Поэтому, согласитесь, вопросов у проверяющего будет гораздо меньше, если например, в акте выполненных работ будет написано не «рекламно-информационные услуги», а «Реклама такого-то товара (продукции) в период с 20.12.10г. по 25.12.10г. на рекламной плоскости (Биг-борде) на пересечении ул. Строительной и ул.Песочной».

После заполнения в первичном документе могут обнаружиться ошибки. Делать подчистки, замазывать штрихом неверные данные в указанном случае не допускается. Такие ошибки, согласно п. 4.2 Положения №88, исправляются корректурным способом — неправильный текст или цифры зачеркиваются (таким образом, чтобы можно было прочитать), и над ними уже пишутся верные данные. Незыблемым правилом является то, что в документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции, операции с ценными бумагами, исправление не допускается. В этом случае документ необходимо оформить заново.

В повседневной текучке бухгалтеру следует всегда контролировать наличие в первичном документе такого важного реквизита, как подписи должностных лиц. Потому что без необходимой подписи первичный документ вполне может быть признан недействительным. В соответствии с п. 2.5 Положения №88 первичный документ может быть подписан как лично, так и с использованием факсимиле, штампа или другого механического либо электронного способа. Согласно п. 8 ст.9 Закона № 996 ответственность за достоверность отображенных в первичке данных несут лица, которые её составили и подписали.

Важность правильного составления первичного документа подтверждается и тем, что в спорной ситуации он является своего рода индульгенцией бухгалтера перед руководством предприятия, контролирующими или, случается и такое, правоохранительными органами. Поэтому необходимым является надлежащее хранение первички в течение установленного срока. Такое хранение, согласно п.7 ст.9 Закона № 996, должно обеспечиваться предприятием. Следует помнить, что первичные документы могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым только в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Документооборот — это движение документов от момента их составления или получения от других предприятий, организаций до использования для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив. Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата, однако, как правило, включает несколько стадий: составление и оформление документа, принятие документа бухгалтерией, движение документа по подразделениям, занесение в информационную систему учета и передача в архив. Работники предприятия оформляют и подают первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, в соответствии с графиком документооборота.

График документооборота первичных документов, как правило, оформляется приложением к приказу об учетной политике предприятия в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделом предприятия, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Вместе с графиком документооборота целесообразно составить перечень типовых первичных документов, используемых в деятельности предприятий с указанием сроков их хранения.

Оптимальный процесс документооборота, рациональная система обработки и хранения первичных документов обеспечивают своевременное получение учетной информации пользователями, сохранность документов и надежный контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Друшляк Александр (опубликовано в 2011 г.)

Об авторе: Друшляк Александр Викторович – известный независимый консультант в области украинского налогового, трудового и хозяйственного права. Публиковался во многих именитых профессиональных изданиях, таких как — «Бухгалтерия», «Юридическая практика», «Все о бухгалтерском учете», «Баланс», «Частный предприниматель», «Собственное дело», «Налоги и бухгалтерский учет», «Бухгалтерская неделя».


[1] Далее – Закон № 99

[2] Электронная подпись используется согласно законодательству об электронных документах и электронном документообороте.

[3] Далее –Положение №88
Первичные документы

Комментарии:

Один комментарий для: О первичном документе и его роли на предприятии

  • Любовь  says:

    Если в договоре сделать оговорку, доставка за счет поставщика,можно обойтись без ТТН? Фактически доставка товара производится транзитным транспортом,попутно.

Оставить комментарий.